di Roberto Ruggiero
Quanto sei un professionista smart? Hai davvero eliminato la carta dalle tue attività? O non puoi farne a meno? Quanti di voi hanno mai aggiunto commenti digitali ad un PDF e rimandato al mittente per la correzione finale del documento?
Quanti di voi hanno invece preferito stampare il documento, correggerlo e poi scannerizzarlo?
L’evoluzione dell’ufficio “paperless” è sicuramente un trend che dal 2010 sta modificando la modalità di lavoro nella maggioranza delle organizzazioni. Nel passato in qualsiasi ambito le correzioni venivano attuate solo rivedendo le versioni cartacee dei documenti che venivano poi siglati e scannerizzati. Non solo la pratica danneggia l’ambiente, ma è soprattutto un’attività che presuppone una sostanziale quantità di tempo incidendo sulla reale produttività del dipendente. Lo sviluppo tecnologico di software dedicati alla gestione sicura dei file e della loro condivisione sta rivoluzionando le modalità di modifica dei documenti.
Scetticamente alcuni esperti sottolineano che esistono due tipologie ben differenti di organizzazioni: alcune scannerizzano documenti per conservarli, altre correttamente nei loro processi non utilizzano alcun documento stampato. Quindi i guru del mondo ICT avvertono che un sistema “paperless” non si identifica solo con un’organizzazione che risparmia carta. Cambiare l’azienda in una direzione di gestione digitale dei documenti deve essere un processo ben definito all’interno della cultura organizzativa. “Paperless culture” è un cambio radicale dei processi lavorativi e i “millennials” appaiono maggiormente predisposti a sostituire libri e documenti cartacei con le tavolette multimediali e le condivisioni cloud.
Il processo per ridurre la carta stampata prevede un’organizzazione del lavoro che presupponga la totale digitalizzazione dalla produzione del documento alla condivisione e conservazione di esso. Alcuni esempi sono sicuramente rappresentati dalla fatturazione digitale, dalla biglietteria elettronica, dalla distribuzione di tablet con e-book e note digitali all’università e dalla condivisione di cataloghi e brochure digitali via email ai clienti.
The Barth Health group, che si occupa della gestione di alcuni ospedali nella zona est di Londra, ha attivato un programma paperless per medici e pazienti. In questi ospedali la produzione di informazioni cliniche e la condivisione digitale con enti locali e governativi rende estremamente più rapida la gestione del paziente sul territorio e il suo percorso clinico sia nella struttura ospedaliera che nella sua vita quotidiana senza utilizzare documenti cartacei.
“Il presente testo è frutto di pensieri e opinioni personali non associate al mio datore di lavoro e nessun’altra persona o azienda citata all’interno dell’articolo. Il presente testo non ha lo scopo di supportare nessuna organizzazione o promuovere alcun prodotto/servizio.”
Roberto Ruggiero è un professionista che opera come Sales & Marketing Manager da oltre 15 anni nel settore dell’Healthcare.
