di Roberto Ruggiero
Devi seguire la tua prima conference call? Sei consapevole che ascoltare non vuol dire soltanto essere collegato? Quali azioni utili sono necessarie per sfruttare al meglio una conferenza online?
Sempre più spesso le organizzazioni, soprattutto le multinazionali, preferiscono riunire intorno ad un tavolo virtuale i dipendenti per discutere di tematiche di vario genere. Il lancio di un nuovo prodotto, l’andamento trimestrale delle vendite, una novità organizzativa da condividere possono essere alcune delle motivazioni che regolarmente richiedono l’organizzazione di una conference call.
Il mercato degli applicativi per conference call è giunto ad un punto massimo di crescita e quello della videoconferenza cloud sta registrando crescite a due cifre.
Purtroppo ad oggi raramente le aziende insegnano ai manager come interagire al meglio in queste situazioni. Il veterano professionista sente la mancanza della tradizionale sala riunioni dove una volta ci si sedeva tutti intorno ad un tavolo e si ascoltava la novità di turno. Ora ci si siede davanti al computer e si ascolta oppure, in situazioni peggiori, ci si collega alla conference call ascoltando mentre si guida o in un corridoio prima di entrare da un cliente.
In realtà la riunione virtuale o videoconferenza online richiede un’attenzione maggiore rispetto alla classica riunione face-to-face e sicuramente, sapendo come utilizzarla in maniere efficace, diventa un momento di confronto oltre che di apprendimento.
Per questo motivo vorrei condividere con voi tre consigli per diventare un efficace partecipante di una conference call.
Primo: prepararsi per la chiamata. Leggere attentamente l’agenda per valutare se si hanno disponibili i documenti necessari e, se si dovrà intervenire, assicurarsi di avere per tempo gli aggiornamenti richiesti dai propri partner commerciali, magari su un blocco di appunti, dato che il computer sarà dedicato alla chiamata. Provare il sistema di collegamento, soprattutto se è la prima volta, collegandosi già qualche minuto prima. Sconsiglio di seguire le conference call in auto, dato che basta poco per distrarsi e soprattutto si corre il rischio che la linea telefonica sia discontinua.
Secondo: non distrarsi e partecipare attivamente. Non c’è momento più spiacevole di quando il conferenziere pone una domanda e nessuno risponde oppure addirittura la domanda è posta specificamente ad una persona collegata che, distratta da altro, non si rende conto di dover rispondere. Utilizzare strumenti di ascolto come gli auricolari può aiutare nella comprensione delle lingue straniere evitando distrazioni dall’esterno, soprattutto se non si è nel proprio ufficio.
Terzo: silenziare il microfono. Durante le conference call si ascoltano i rumori più disparati, dal traffico cittadino al cane in giardino per esempio, disturbando colui che parla e riducendo la capacità di ascolto per gli altri. Inserire il silenziatore, finché non è necessario intervenire, è la regola d’oro di tutte le conference call professionali. Attenzione a ricordarsi di riattivarlo in caso sia necessario intervenire. Conosco persone che sono intervenute spesso in conference call e pensavano che il gruppo li stesse ignorando volutamente.
Seguendo questi pochi consigli potrete affrontare più a cuor sereno le riunioni on line che si moltiplicheranno nel tempo. Buon ascolto.
