di Roberto Ruggiero
In tempi di riduzioni di costi in tutte le aziende, grandi e piccole, rimangono poche opportunità di organizzare riunioni con i collaboratori, magari anche in luoghi ameni che favoriscono il pensiero creativo del gruppo. Sempre più spesso emerge la necessità di comunicare attraverso la conference call e si richiede al professionista di essere un ottimo organizzatore delle cosiddette riunioni virtuali, oltre che un buon ascoltatore e partecipante (come analizzato nell’articolo di settimana scorsa).
Organizzare una riunione on line con i propri collaboratori o con i propri partner commerciali può essere motivo di stress per chi non ha abilità nei mezzi di comunicazione virtuali. Una cuffia ed un computer non sono, in senso tradizionale del termine, l’interlocutore preferenziale che si è abituati ad avere di fronte quando si promuove un servizio o un prodotto. Durante una conference call non si può guardare nessuno negli occhi, leggere il linguaggio del corpo e provare ad attirare l’attenzione, quando ci accorgiamo che qualcuno è distratto, come invece succede durante le riunioni tradizionali. Sempre più spesso capita di relegare la comunicazione via conference call a delle semplici telefonate, con cadenza settimanale o mensile, durante le quali l’organizzatore come in un monologo legge una serie di informazioni più o meno rilevanti ed i partecipanti, tra vari rumori di fondo, ascoltano indifferenti nella speranza che il messaggio venga poi veicolato a tutti anche per email.
Chiunque debba intraprendere la strada dell’organizzazione di una conference call può seguire questi tre importanti consigli.
Primo: selezionare una data ed un orario consono e preparare un ordine del giorno condividendolo prima, almeno un paio di giorni prima della chiamata. La data e l’ora per la chiamata sono sempre un problema ed è impossibile trovare un accordo tra tutti i partecipanti. Ha senso stabilire un orario al mattino presto o al tardo pomeriggio quando si è più calmi e si evita di interrompere la giornata lavorativa gia in corso. Il mattino presto, magari di lunedì, è più consigliato alle chiamate che richiedono poi l’applicazione di determinate azioni, mentre il tardo pomeriggio si può maggiormente dedicare alle comunicazioni di carattere generale. Sconsiglio il venerdì pomeriggio dopo le 17, ma vedo invece che alcune conference call sono fissate a quell’ora. L’agenda del meeting deve essere chiara a tutti e deve dare il tempo ai partecipanti di poter preparare contenuti e argomenti che potrebbero essere discussi durante la call.
Secondo: stabilire delle regole da utilizzare durante la call. Prima regola su tutte far attivare il silenziatore sul telefono, altrimenti i rumori di fondo impediscono all’organizzatore di parlare ed ai partecipanti di ascoltare. Altre regole importanti sono per esempio l’introduzione della persona che prende la parola, a meno che il gruppo non si conosca già da molto tempo, e la gestione di un momento dedicato alle domande ed al confronto, sopratutto a conclusione di ogni argomento principale.
Terzo: formulare delle domande specifiche e coinvolgere i partecipanti. Per testare l’attenzione dei partecipanti e per aggiungere contenuti a quello che si sta comunicando, si possono porre delle domande al gruppo oppure anche ad una specifica persona. Magari definire un intervento con un partecipante prima della conference call aiuterà il gruppo ad essere maggiormente coinvolto e creerebbe presupposti di interazione anche per le successive riunioni virtuali. Questo eviterebbe l’effetto monologo che tanto stressa chiunque affronti per la prima volta l’organizzazione di una conference call.
