di Roberto Ruggiero
La riunione di lavoro è lo strumento più comune e funzionale all’interno di qualsiasi organizzazione per il lavoro di squadra e nasconde grandi opportunità di scoprire le potenzialità di un gruppo di persone insieme. Durante le riunioni aziendali si affrontano tematiche complesse e ci si confronta, ma è facile e rischioso che il meeting si trasformi in un momento noioso e improduttivo, se non gestito adeguatamente. Le motivazioni di un incontro organizzativo possono essere di svariata natura: un training su un nuovo prodotto, un’analisi sull’andamento delle vendite, un confronto tra reparti diversi per lo sviluppo di procedure, la necessità di studiare nuove idee o la risoluzione di una problematica improvvisa. Spesso le riunioni, soprattutto per un team che lavora sul territorio, si trasformano in una piacevole occasione per vedersi, raccontarsi e passare qualche ora insieme. Qualunque sia lo scopo della vostra riunione interna, ci sono delle regole che il buon manager dovrebbe seguire nel momento in cui organizza e chiama a raccolta più persone intorno ad un tavolo. Ecco quindi tre consigli che sicuramente possono aiutare ad ottenere un meeting efficace.
Primo: invitare con attenzione. Nel momento in cui si ha chiaro l’obiettivo dell’incontro, si può procedere alla selezione delle persone da coinvolgere, inviando un’agenda che definisca bene i tempi e le argomentazioni che si tratteranno. Non invitate coloro che non sono funzionali o di aiuto alla discussione. Ricordarsi di segnalare se ci si aspetta un contributo da parte dei partecipanti, chiarendo anche quale documentazione sarà utile durante il meeting.
Secondo: iniziare puntuali e definire gli obiettivi. L’inizio puntuale della riunione è indice di una buona organizzazione. Iniziate sempre chiarendo nuovamente gli obiettivi dell’incontro, l’agenda e le tempistiche da rispettare. Raccomandate anche di evitare computer, tablet e cellulari che possono distrarre il gruppo, magari definendo più momenti di pausa per poter permettere ai partecipanti di seguire anche le altre attività lavorative.
Terzo: concludere con un piano di azione. Ad eccezione delle riunioni in cui è previsto un mero trasferimento di informazioni, i meeting aziendali dedicati allo sviluppo di nuovi progetti o alla risoluzione di problematiche dovrebbero sempre condurre allo sviluppo di un piano di azione finale. Ogni partecipante dovrà avere chiaro in mente quali sono i compiti da portare a termine nei giorni successivi al meeting. Spesso la definizione del piano di azione viene velocizzata, o addirittura elusa, nel momento in cui non si sono rispettati i tempi: errore, ahimè, abbastanza comune. Il piano d’azione dovrà essere condiviso da tutto il gruppo ed è proprio questo il momento per esprimere eventuali dissensi e trasformarli in opportunità. Ma soprattutto in fase di chiusura abbiate parole di gratitudine per chi vi ha dedicato del tempo e si è impegnato a condividere e raggiungere degli obiettivi concreti insieme a voi.
Il presente testo è frutto di pensieri e opinioni personali non associate al mio datore di lavoro e nessun’altra persona o azienda citata all’interno dell’articolo. Il presente testo non ha lo scopo di supportare nessuna organizzazione o promuovere alcun prodotto/servizio.”
Roberto Ruggiero è un professionista che opera come Sales & Marketing Manager da oltre 15 anni nel settore dell’Healthcare.
