Time Management, Questo Sconosciuto

Tutti abbiamo ben chiaro il concetto di tempo. Ma in realtà ci sono due tipi di tempi: il tempo dell’orologio ed il tempo reale. La fila in posta di un’ora ci sembrerà un tempo infinito, i primi dieci anni di nostro figlio sono passati veloci in un’ora. La percezione del tempo è relativa ed è differente in ognuno di noi. Il buon manager deve quindi apprendere che la gestione del tempo è irrilevante dal punto di vista dell’orologio, ma è fondamentale dal punto di vista del proprio tempo mentale. Una corretta gestione del tempo può sicuramente condurre ad aumentare l’efficienza e la produttività e soprattutto a creare meno stress.

Gli scienziati del Time Management si prefiggono lo scopo di indirizzare il manager nell’identificare i corretti processi organizzativi e di pianificazione del tempo utilizzato per espletare determinate attività.

Avendo però ognuno di noi una percezione differente del tempo, è molto difficile definire una teoria e una procedura corretta, ma si possono utilizzare alcuni accorgimenti per imparare a capire il nostro tempo e gestirlo in maniera efficace. Ecco alcuni consigli.

Primo: stabilire le proprie regole. Ognuno di noi deve identificare una serie di regole sulla gestione del tempo per le differenti attività. Il buon manager deve sapere come gestire tutte le email, i messaggi chat e le chiamate che arrivano ininterrottamente durante la giornata. Deve capire quali email mettere da parte e quali invece tradurre in un’attività; deve saper decidere quando rispondere al telefono che squilla e quando spegnere tutti gli allarmi e le notifiche per concentrarsi su qualcosa di importante. Per esempio, un buon esercizio è fare un briefing con se stessi all’inizio della giornata per costruirsi il proprio tempo, in modo da arrivare a fine giornata avendo raggiunto gli obiettivi prefissati.

Secondo: definire sempre gli obiettivi. Prima di una chiamata telefonica, prima di una riunione e anche prima di scrivere un email, definite chiaramente qual è l’obiettivo che volete raggiungere e approssimativamente in quanto tempo. Questo esercizio vi darà una maggiore padronanza sul tempo e sull’efficacia di raggiungimento dei risultati. Ho avuto molti capi che nel bel mezzo di riunioni rispondevano a chiamate telefoniche o scrivevano messaggi, abbassando il livello di attenzione e soprattutto facendo perdere tempo a tutto il team.

Terzo: eliminare le distrazioni non pianificate. Un momento di evasione improvviso come una richiesta non pianificata di un collega oppure una chiamata con un amico ha sicuramente il vantaggio di ridurre il livello di stress, ma toglie focus alle vostre priorità. Definite bene quando e come volete distrarvi nell’arco della giornata e, sopratutto se vi state dedicando ad un progetto importante che richieda attenzione, non fatevi disturbare o interrompere da chiamate, notifiche e chat. Rischierete di raddoppiare i tempi per portare a termine la vostra attività e di non rispettare le dovute scadenze. Il buon manager sa che la giornata è solo di 24 ore, che non si può portare a termine tutto e che, come ci insegna Pareto, il 20% delle nostre attività prioritarie produrrà l’80% dei risultati.