di Roberto Ruggiero
Secondo Piers Steel autore di ‘The Procrastination Equation’ il 95% delle persone ammette di mettere regolarmente da parte del lavoro e di non svolgerlo, mentre il restante 5% sta mentendo. Procrastinare non è frutto di pigrizia o non volontà, ma un processo psicologico che mette in conflitto la parte della corteccia prefrontale, che è il centro di pianificazione del nostro cervello, con il sistema limbico, che regola istinti ed emozioni. Il buon manager deve imparare a gestire questo conflitto al fine di evitare, per esempio, di combattere il venerdì sera con stress ed orologio su un’attività che semplicemente è stato rimandata per tutta la settimana. Inoltre, il procrastinare in azienda può essere la causa per l’aborto di un progetto manageriale e per l’incremento di stress e frustrazione all’interno di un team. Tra le motivazione più ovvie per rimandare c’è spesso il non ritenere l’attività importante o adeguata al proprio ruolo, la sottostima o la sovrastima del tempo che occorre per svolgerla oppure la percezione di non essere in grado di portarla a termine adeguatamente. Ecco alcuni semplici consigli per evitare di rimandare ciò che non si desidera fare.
Primo: riconoscere la procrastinazione. Prendere coscienza che esistono compiti non importanti, frustanti e demotivanti per noi è il primo passo per smettere di rimandarli a volte anche all’infinito. Il buon manager deve identificare bene le ragioni profonde legate al non voler dedicarsi a quella specifica attività. Se ci sono delle competenze o delle abilità che non ci permettono di essere vincenti nel portare a termine un compito, lavoriamo sul nostro sviluppo personale e professionale per acquisirle attraverso dei piani formativi. Inoltre, l’analisi delle ragioni che ci portano a procrastinare può motivare in senso contrario spingendoci a concludere quell’attività senza troppe esitazioni e incertezze.
Secondo: focalizzarsi sul fare. Il buon manager sa che alla base di grandi risultati c’è sempre un’ottima pianificazione. La lista delle attività, delle chiamate e degli appuntamenti deve essere organizzata avendo sempre le priorità in primo piano e specificando entro quando devono essere portate a conclusione. Una buona regola è farlo all’inizio della giornata lavorativa, in modo da scegliere, per esempio, anche i tempi giusti durante la giornata per staccare gli occhi dal video per fare una telefonata. Un’altra buona regola è frammentare i grandi progetti in tante piccole attività da svolgere gradualmente e non dover correre alla fine per far tutto nei tempi prestabiliti. E ricordiamoci anche di imparare a delegare.
Terzo: eliminare subito lo scarafaggio. Si dice sempre “meglio prima che dopo”. Se c’è un’attività da svolgere, un email da scrivere o una telefonata da fare e non ne abbiamo voglia, sforziamoci di svolgerla all’inizio della giornata quando siamo maggiormente carichi e avulsi da stress e frustrazioni. Eliminando subito la prima problematica, saremo per il resto della giornata più sereni e rilassati dedicando maggiore concentrazione sulle attività che principalmente ci soddisfano.
