di Roberto Ruggiero
Al buon manager regolarmente capita di condurre o partecipare a meeting aziendali. Anche se le organizzazioni nell’era della digital trasformation e al fine di ridurre i costi si orientano sempre più verso video conference call, capita ancora di frequente di trovarsi tutti insieme intorno ad un tavolo in riunione per discutere di budget oppure di piani strategici. A volte, però, durante gli incontri aziendali si nota una mancanza di attenzione alle regole di buona educazione. Per quanto scontate, il buon manager dovrebbe comunque ricordare ai neo assunti quali sono le regole fondamentali di comportamento fondamentali a cui attenersi. Essere attenti all’etichetta eviterà di costruire un’immagine negativa di sé agli occhi degli altri interlocutori. E’ infatti molto importante porsi in modo positivo e professionale perché su questo si costruisce la reputazione del manager.
Ecco alcuni consigli sugli atteggiamenti a cui attenersi durante una riunione.
Primo: Essere puntuale. Banale ma ancora attuale è presentarsi in orario alla riunione. Se questo non può succedere per problemi di vario genere è importante che gli altri partecipanti siano informati per tempo. Un ritardo in agenda causato dalla mancanza di un partecipante può indisporre gli altri interlocutori, soprattutto se la persona in ritardo è colui che dovrà moderare. Un aneddoto divertente che ricordo: la prima volta che andai in Brasile mi avvertirono che spesso accade che i brasiliani arrivino in ritardo alle riunioni, ma che assolutamente viene considerato non educato per l’ospite presentarsi in ritardo, pur se di pochi minuti.
Secondo: Eliminare i rumori di fondo. Il rumore durante una riunione, mentre ci si sta concentrando su quello che viene presentato, rappresenta sempre una sgradevole interferenza. Come al cinema o a teatro, anche in riunione un cellulare che vibra, una caramella che scricchiola, i movimenti continui sulla sedia girevole, le penne che cadono e i fogli che svolazzano sono tutti segnali che si traducono in una mancanza di attenzione. Soprattutto il telefono cellulare, appoggiato sul tavolo davanti a noi all’inizio della riunione, anche se in modalità silenziosa, rappresenta un elemento di distrazione per noi stessi e per gli altri.
Terzo: Essere ordinati e puliti. Tenere il proprio spazio sul tavolo in ordine e pulito favorirà il dialogo durante la riunione. Se durante il meeting bisognerà lavorare in gruppi oppure spostarsi di posizione, la persona che si ritroverà in un posto disordinato e sporco avrà un’impressione enormemente negativa nei confronti di chi prima era seduto in quel posto. E soprattutto se si è in un ufficio e non in un hotel è importante non dare per scontato che la pulizia del tavolo alla fine del meeting verrà effettuata da qualcun altro. Più volte ho visto colleghi giovani lasciare la stanza alla fine del meeting senza preoccuparsi di raccogliere il materiale abbandonato sul tavolo, lasciando questa incombenza a manager più esperti.
Essere educati e professionali è il primo passo per costruire la propria identità di manager.
